La realizzazione del progetto è stata possibile a seguito della concessione da parte del Ministero dello Sviluppo Economico di un finanziamento a fondo perduto pari € 7.830,74 relativo alla Misura del  Decreto-legge 23 dicembre 2013, n. 145, convertito, con modificazioni dalla Legge 21 febbraio 2014, n. 9, recante Interventi urgenti di avvio del piano ‘Destinazione Italia’.

L’esigenza della cooperativa La Lanterna era quella di ottimizzare i processi di rendicontazione, controllo e verifica delle attività di erogazione del servizio, andando a sostituire in modo progressivo, attraverso la digitalizzazione dei processi, la metodologia in uso basata su controlli manuali e con supporti cartacei.

Attraverso la realizzazione del progetto, la nostra cooperativa si è dotata delle più moderne tecnologie informatiche per la gestione giornaliera, settimanale e mensile dei servizi erogati, attraverso l’utilizzo di un sistema digitale che permetta una puntuale pianificazione e programmazione delle attività lavorative e la rintracciabilità delle prestazioni realizzate da ogni operatore (attività svolta e orario di erogazione).

L’infrastruttura digitale implementata è composta dai seguenti elementi:

Dal punto di vista tecnico, la piattaforma è una web application basata sullo stack LAMP (Linux-Apache-MySQL-PHP) e dotata di moderne transazioni sicure con jQuery. L’applicazione risulta quindi accessibile da ogni dispositivo connesso ad Internet. Per l’uso mobile si è scelto una interfaccia web ad hoc, di tipo responsive, con interfaccia semplificata al massimo, ove con poche e immediate selezioni (luogo di lavoro ed attività da svolgere) si convalida l’inizio e la fine di ogni attività.

Dal punto di vista funzionale, ogni utente autorizzato sarà dotato di apposita login e password per poter accedere alla piattaforma digitale. Gli operatori attraverso il proprio smartphone accederanno alla piattaforma digitale tramite le loro specifiche credenziali d’accesso ed effettueranno un check nel momento in cui iniziano la prestazione. Il sistema registra l’evento, la data e l’ora di inizio, una volta terminata la prestazione l’operatore effettua il check out e il sistema registra nuovamente data e ora.

Tutte le transazioni arrivano in tempo reale sulla piattaforma digitale e potranno essere esportate verso software di terze parti (ad esempio per la gestione delle presenze, dei tempi di produzione o dei centri di costo), consentendo di scegliere ogni volta il formato di esportazione tra Excel (XLS), CSV e PDF.

Il sistema è in grado di trasferire su supporti informatici e, all’occorrenza, cartacei, il rilascio dell’attestazione sulla regolare esecuzione del servizio in ordine alla quantità e alla dislocazione territoriale.

I risultati del controllo potranno poi essere inviati in tempo reale all’Ente Appaltante per i provvedimenti di competenza, oppure, attraverso credenziali di accesso, questi potrà accedere ai dati di rilevamento in tempo reale e poterne disporre.

Il sistema ha consentito di:

Attualmente il sistema viene utilizzato nel 50% delle commesse e dal 60% del personale addetto. Il sistema adottato ha consentito inoltre una riduzione dei consumi di carta e di toner ed un efficientamento delle ore lavorative del personale amministrativo impiegato nella rendicontazione contabile e fiscale delle attività.

Al fine di garantire un utilizzo adeguato della soluzione informatica implementata è stato realizzato un corso di formazione qualificata nel campo ICT della durata di 100 ore destinato al CdA della cooperativa e alle figure di coordinamento dei servizi.

Il corso si è strutturato sui seguenti punti: